Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser App ist:

WuWIT GmbH
Farmser Str. 30
31174 Schellerten
Deutschland

E-Mail: info@wuwit.com
Telefon: +49 151 702 765 39

Die App wird genutzt, um Ausgaben von Mitarbeitenden digital zu verwalten. Dazu gehören insbesondere:

• Erfassung von Ausgaben und Belegen durch Mitarbeitende,
• Prüfung, Genehmigung, Ablehnung, Auszahlung und Archivierung durch berechtigte Administrierende,
• Nachvollziehbarkeit von Statusänderungen über einen Audit Trail,
• Export von Abrechnungsdaten und Belegen,
• Benachrichtigungen zu Statusänderungen,
• Bearbeitung von Feedback und Fehlermeldungen.

Je nach Nutzung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Benutzer-ID und Authentifizierungsdaten.
• Ausgabendaten: Datum, Betrag, Kategorie, Beschreibung, Kommentar, Status und Bearbeitungsverlauf.
• Belege: hochgeladene PDF-Dateien oder Bilddateien sowie Dateiname, Dateigröße und Speicherpfad.
• Benachrichtigungen: ausgewählte Push- und E-Mail-Einstellungen sowie technische Push-Subscription-Daten.
• Feedback: Rückmeldungstyp, Nachricht, aktueller App-Bereich, gekürzte Geräte- und Browserinformationen sowie optional hochgeladene Screenshots.
• Technische Daten: Anmeldezeitpunkte, Serverantworten, Fehlerereignisse, IP-Adresse und Browserinformationen, soweit diese für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit anwendbar, auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung eines Vertrags- oder Beschäftigungsverhältnisses.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Abrechnungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren, nachvollziehbaren und störungsfreien Bereitstellung der App.
• § 26 BDSG, soweit Beschäftigtendaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit einzelne Funktionen eine Einwilligung erfordern, zum Beispiel Push-Benachrichtigungen.

Die Anmeldung erfolgt über Supabase Auth. Dabei werden E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten und technische Sitzungsinformationen verarbeitet. Die Funktion „Gerät merken“ speichert lokal im Browser, ob eine Sitzung dauerhaft erhalten bleiben soll. Wird diese Funktion deaktiviert, wird die Sitzung nur für die aktuelle Nutzung vorgesehen.

Zum Schutz vor automatisierten Angriffen wird Cloudflare Turnstile eingesetzt. Dabei wird geprüft, ob Anmelde- oder Passwort-Reset-Anfragen wahrscheinlich von einem Menschen stammen. Dies dient dem Schutz der Benutzerkonten und der App-Infrastruktur.

Ausgaben, Belege und Statusänderungen werden gespeichert, damit Ausgaben geprüft, genehmigt, abgelehnt, zurückgezogen, ausgezahlt, exportiert und archiviert werden können. Änderungen am Status werden mit Zeitstempel dokumentiert. Dies dient der Nachvollziehbarkeit, der internen Kontrolle und der ordnungsgemäßen Abrechnung.

Nutzer können Push- und E-Mail-Benachrichtigungen zu bestimmten Statusänderungen aktivieren oder deaktivieren. Für Push-Benachrichtigungen speichert die App technische Push-Subscription-Daten des verwendeten Geräts. Diese Daten werden benötigt, um Benachrichtigungen an das jeweilige Gerät zustellen zu können.

E-Mail-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn sie für die jeweilige Rolle und den jeweiligen Status aktiviert sind. Sammelbenachrichtigungen werden nur erzeugt, wenn im jeweiligen Zeitraum relevante Änderungen vorliegen.

Über die Feedback-Funktion können Nutzer Rückmeldungen, Verbesserungsvorschläge oder Fehlermeldungen senden. Wenn ein Screenshot hochgeladen wird, wird dieser zur Bearbeitung des Feedbacks gespeichert und zusätzlich per E-Mail an den Support weitergeleitet. Die Beschreibung ist nur erforderlich, wenn kein Screenshot beigefügt wird.

Die App verwendet technisch notwendige lokale Speicherung im Browser, insbesondere für die Supabase-Sitzung, die Einstellung „Gerät merken“, Benachrichtigungseinstellungen und einzelne Bedienzustände. Diese Speicherung ist für den sicheren und nutzbaren App-Betrieb erforderlich. Es werden keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Cookies eingesetzt.

Für Betrieb und Bereitstellung der App werden folgende Dienstleister eingesetzt:

• all-inkl für Webhosting, Domainbetrieb und E-Mail-Infrastruktur mit Datenverarbeitung in Deutschland.
• Supabase für Authentifizierung, Datenbank, Edge Functions und Storage. Das Belexa-Supabase-Projekt ist in der Region Deutschland/Frankfurt angelegt.
• Cloudflare Turnstile für Bot- und Missbrauchsschutz bei Authentifizierungsvorgängen.

Beim Aufruf der App können technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet werden, zum Beispiel aufgerufene Seite, Zeitpunkt des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Browser, Betriebssystem, IP-Adresse und Referrer. Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung des Betriebs.

Die App-Datenbank, Belegdateien und Feedbackdateien werden im Belexa-Supabase-Projekt in Deutschland/Frankfurt gespeichert. Das Webhosting und die E-Mail-Infrastruktur laufen über all-inkl in Deutschland. Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Bei Cloudflare Turnstile können zur Missbrauchsprüfung technische Prüfdaten verarbeitet werden. Soweit hierbei eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien, zum Beispiel EU-Standardvertragsklauseln.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Ausgabendaten und Belege können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Belege können nach Export und Archivierung aus dem Storage gelöscht werden, sofern keine weitere Speicherung erforderlich ist. Feedback-Anhänge sollen gelöscht werden, sobald sie für die Bearbeitung der Rückmeldung nicht mehr benötigt werden. Benutzerkonten werden gelöscht oder deaktiviert, wenn die Zugriffsberechtigung entfällt und keine gesetzlichen oder betrieblichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Die Bereitstellung der für Anmeldung, Ausgabeerfassung und Belegprüfung erforderlichen Daten ist notwendig, um die App nutzen und Ausgaben bearbeiten zu können. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen, insbesondere Einreichung, Prüfung, Export und Benachrichtigung, nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Entscheidungen über Genehmigung, Ablehnung oder Auszahlung von Ausgaben werden durch berechtigte Personen getroffen.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Anfragen können an info@wuwit.com gerichtet werden.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern.